Tachtig procent

Zoveel kan een contract boven de markt liggen zonder dat iemand het merkt, omdat de leverancier gewoon levert en niemand sinds de handtekening nog heeft gekeken.

Bij een onderwijsinstelling bleek dat dit jaar precies het geval voor het non-food facilitaire contract. Hoe kan een contract zo ver van de markt afdrijven zonder dat iemand het ziet? Niet in één keer. Door het jaar na jaar stilzwijgend te verlengen, en in al die jaren nooit naast de markt te leggen.

Dat was geen uitschieter. De contracten die ik de afgelopen jaren naast de markt heb gelegd gingen gemiddeld 58 procent omlaag. Niet omdat de leverancier te duur was, maar omdat niemand het contract sinds de handtekening nog had getoetst.

Waarom wordt een contract stilzwijgend verlengd? Bijna nooit uit onwil. De leverancier neemt de telefoon op, de dispenser wordt gerepareerd, de levering komt. Er is geen incident, dus er is geen aanleiding. En een benchmark zonder aanleiding kost een week die er niet is.

Het tweede antwoord is eigenaarschap. De indexatiebrief gaat naar de administratie, de prijswijziging staat op de volgende factuur, en de einddatum staat ergens in een overzicht waar niemand op kijkt. Zo wordt een contract elk jaar een beetje duurder zonder dat er één moment is waarop iemand het opnieuw beoordeelt.

Dus loopt het door. Niet omdat iemand besloot dat het goed was, maar omdat niemand besloot dat het getoetst moest worden. Daarom ben ik het inkoopcollectief non-food facilitair gestart: één keer samen de data opvragen en de markt opnieuw laten rekenen, zonder dat elke organisatie daar zelf die week voor hoeft vrij te maken. Aanmelden kan tot 1 december; het ophalen van de data doen we daarna samen.