Wij leggen lopende facilitaire contracten naast de markt en zeggen wat ze na de handtekening werkelijk doen. Dat gebeurt in vijf vormen: een benchmark of contractreview die uitmondt in een bestuurlijke notitie, begeleiding van aanbestedingen en contractregie, projectmanagement en implementatie van wat er is ingekocht, interim inkoop en contractbeheer, en het inkoopcollectief non-food facilitair. Voor zorgorganisaties komt daar logistiek ontzorgen bij, waarbij de leverancier het voorraadbeheer op de afdeling overneemt en de zorg uren terugkrijgt.

Een goed contract is pas iets waard als het ook wordt ingevoerd, en dat deel wordt in de meeste organisaties onderschat. Wij nemen het projectmanagement op ons van de gunning tot de dag dat de organisatie het zelf kan dragen: het opzetten van een inkoopafdeling, het structureren van een inkoopkalender zodat elke einddatum en elke aanbesteding op tijd in beeld is, het begeleiden van aanbestedingen van voorbereiding tot gunning, de implementatie van een nieuwe leverancier op alle locaties, het opbouwen van een assortiment en de migratie van contractbeheer naar een nieuw systeem. Bij een zorgorganisatie hebben wij in een projectgroep per locatie de voorraad en de logistieke routes in kaart gebracht, de pilot begeleid en de nieuwe werkwijze organisatiebreed ingevoerd, naast het projectmanagement voor het assortiment non-food facilitair. Bij een welzijnsorganisatie is de inkoopafdeling van de grond af opgezet, zijn aanbestedingen begeleid en is het contractbeheer naar een nieuw systeem overgezet. In beide gevallen was de inkoop de helft van het werk en de invoering de andere helft.

Uitsluitend voor opdrachtgevers, in zorg, onderwijs, cultuur en de publieke sector. Vaak zijn dat organisaties waar facilitaire inkoop naast het reguliere werk wordt gedaan en waar een inkoopbeslissing aan de bestuurstafel uitlegbaar moet zijn.

Drie dingen, en ze zijn controleerbaar. Wij voeren geen enkele dienst zelf uit, dus wij hebben geen belang bij de uitkomst. Wij ontvangen geen vergoeding van leveranciers, in welke vorm ook. En elke aanbieder krijgt in een uitvraag dezelfde informatie. De opdrachtgever betaalt, en alleen de opdrachtgever.

Nee. Goede leveranciers nemen de telefoon op, repareren de dispenser en denken mee over het assortiment. Het probleem is het contract dat na het tekenen door niemand meer wordt gemanaged: verlengd omdat er geen tijd was, geïndexeerd omdat de brief kwam, nooit meer naast de markt gelegd omdat er geen incident was. Wat aan beide kanten van de tafel ontbreekt is tijd.

Nee, toetsen is het doel. In onze dossiers komt het voor dat het goedkoopste voorstel afvalt op een kwaliteitseis, dat de zittende leverancier na een benchmark zelf onder zijn eigen prijs gaat, of dat bewust veertien procent boven de laagste prijs wordt gegund omdat de kwaliteit dat verschil waard is. Elk contractmodel, huur, all-in of verbruik, is een legitieme keuze. De fout zit in de keuze die niet bewust is gemaakt en niet voor de looptijd is vastgelegd.

Het eerste gesprek van dertig minuten kost niets. Daarin stellen we vast welk contract het eerst aandacht verdient en wie erover gaat. Een benchmark of contractreview van één contract leveren wij tegen een vast bedrag, met als uitkomst een notitie die aan de bestuurstafel kan worden voorgelezen. Bij een onderwijsinstelling met twee locaties daalde zo de jaarlast op sanitaire voorzieningen met ongeveer tachtig procent, ruim twee ton per jaar, precies zoals de benchmark vooraf had voorspeld.

Omdat de uren die een contract van de organisatie vraagt op geen enkele factuur staan. Een BHV-training die van vier uur naar twee uur gaat, een leverancier die het voorraadbeheer op de afdeling overneemt zodat zorgmedewerkers geen dozen meer uitpakken: dat is opbrengst die van het rooster komt, niet van de prijs. Daarom staat in elke rapportage van ons naast de euro's de tijd.